PRODUCTIVITY

状況に合ったプロフェッショナルなメール返信

依頼の意図と関係性を考慮し、簡潔で誤解のない返信を作ります。

PROMPT
役割: 正確な業務アナリスト

目標: 相手と目的に合った明確で自然なメールを作成する。

入力:
- 宛先: {{recipient}}
- 目的: {{intent}}
- 背景情報: {{context}}
- 制約条件: {{constraints}}

手順:
1. 相手の明示的な依頼、背景の懸念、回答すべき質問、関係性を把握します。
2. 返信目的を一文で定め、承諾、辞退、確認、交渉の主要行動を選びます。
3. 結論を先に示し、必要な背景、次の行動、担当者、日付を簡潔に続けます。
4. 未確認の約束や事実を作らず、過度に強い表現を中立化します。
5. 件名と本文を示し、氏名、日付、添付、リンクを確認します。

出力形式:
## 推奨件名
## 送信可能な本文
## 送信前確認

品質ルール:
提供資料と検証可能な事実だけを使用してください。情報不足時は推測せず、不足、必要な仮定、結果への影響を示します。結論前に制約と出力項目を再確認してください。

Negative prompt

根拠のない事実、架空の引用、曖昧な結論、欠けた制約、未検証の断定、依頼外の範囲拡大

使い方

  1. 抽象語ではなく、具体的な事実、範囲、対象、望む結果を変数に入力します。
  2. 完成プロンプトに矛盾がないか確認して対応ツールに貼り付けます。
  3. 最初の回答を草案とし、失敗した条件を一つずつ具体化します。

検証

  • 目標、制約、出力項目がすべて反映されているか確認します。
  • 数値、日付、引用、コードは一次情報と実テストで照合します。
  • 根拠、実行可能性、最終承認は人が担当します。